終了時間を厳守するためのテクニック

余裕を持って、締め切りの数日前に終わらせようと思っていたはずが、ぎりぎりまで作業している。そんなことは無いだろうか。

30分で終わらせるはずの会議が終了時間になっても終わらずに、結局は会議室を使う次の人に追い出される始末に。これも良くある風景だ。

毎回反省するものの、まったく学習せず、延々と繰り返す。

後者の会議に関しては、Googleカレンダーに面白い設定がある。下の図は設定画面にある「会議の効率化」という項目だ。

これを有効にすると、30分の会議は25分になり、60分のものは50分になる。

30分の会議ならば、25分で終わらせる努力を出席者全員で行えるというわけだ*1。

だが、これもあくまでは時間通りに終わらせる努力を促す仕組みであって、あと5分は会議室を使えるはずと思ってしまっては意味が無い。

結局、意志の弱い人はいくら努力を促されてもダメなのだ。

この課題を抜本的に解決する方法がある。それは、終了時間直後に別の予定を入れてしまうことだ。

たとえば…

14:30までに終わらせたい会議があったとする。14:30からの予定を入れてしまうと良い。

週明けに提出しなければいけない原稿があるが、週末を原稿書きで潰したくない。つまり、金曜日までに終わらせたいならば、土曜日と日曜日に予定を入れてしまうと良い。

何をそんな当たり前のことをと言われるかもしれない。いや、その通りなのだが、いろいろと考えてみたところ、この当たり前の結論に行き着いた。

人間は終わらせる時間には厳しくなれないが、始める時間は大事にする。特に、予定がほかの人と一緒に行うものであるならば、他人に迷惑をかけれないので、間に合うように、その前の予定を時間通りに終わらせるだろう。また、移動を伴うような予定を入れるなど、間に合わなかったら取り返しの付かないような状況に追い込んでおくことも有効だ。新幹線や飛行機のチケットを無駄にしたくないので、必死になるはずだ。

夏休みがもうすぐ始まる。8/20ごろまでには宿題を終わらせておこうと思いながら、毎年、8/31の夜まで泣きそうになりながら机に向かっていたのは良い思い出だ。8/21から家族旅行を入れてしまうと良いよと、当時に戻れたら、自分の両親に言ってあげたい。 

*1:全員がGoogleカレンダーを使っているという前提だが。