電子メールとボイスメールへの普遍的なアドバイス
Life Hacks関係のサイトとして有名な43 FoldersのEvergreen advice on email and voicemailに電子メールとボイスメールの利用に関する普遍的なアドバイスが書かれていた。この中には「当たり前」と思っているものもあれば、「すでにやっているよ」というようなものもある。それでも、改めて整理されると、この単純なアドバイスを守れているかを確認することができ、なかなか便利だ。
以下、その抄訳。
電子メール
- 電子メールを短く、話題を１つに絞ること、そしてその話題を件名に反映させること。多くの人は電子メールに忙殺されている。各電子メールの話題が１つに絞られていることで、時間に追われる受信者が電子メールを優先付けすることができるようになり、必要に応じて返答することができるようになる。鋭く、力強い件名はあなたの電子メールを他者と差別化することになり、あなたのメッセージにあなたの読者をひきつけることになる…
- 全員へ返送機能はすべての人がその情報を必要としているとき以外は使わないこと。不必要に人々をメッセージの写しに入れることはシステムを高負荷にし、読者を不快にし、すべての人の時間を無駄にする…
- あなたの電子メールを管理する。受信箱中の電子メールやメッセージログを頻繁に整理することで受信箱中のメッセージ数を最小限に保つ。電子メールプログラムのファイリングシステムを用いて必要なメッセージは適切なフォルダに保存しよう。これにより、受信箱の容量を整理し、かつ将来の参照用に電子メールを保存できる…
ボイスメール
- すべての電話による通話はボイスメールになることを覚悟しよう。これにより、メッセージに集中することができ、まとまりがなくなることを避けることができる。ボイスメールメッセージは短いプレゼンテーションと考えよう − 全体を事前に考えておき、録音中に考えないこと…
- ボイスメールを短く保ち、要領を得たものとする。聞く人を飽きさせないようにし、大事な情報を最後まで伏せることはないように…
- ボイスメールを介して会話をする場合 − たとえば、直接話すことができずに繰り返しボイスメールのやりとりをするような場合、状況とあなたのメッセージから彼らに何をして欲しいかを要約しましょう。これにより会話を進めることが可能となる。たとえば、取引をまとめるために必要な情報を含めると良いだろう。受信者は情報を収集し、次回の電話での通話やもしくはボイスメールでの返信にさえ使うことができるでしょう…
以上で抄訳は終了。
ところで、43 Foldersでの記事では、冒頭に次のように書かれている。
I’ve been Googling around for good advice on how people deal with “email overload,” and I think this 1999 report from the CommCore Consulting Group may contain some of the more sound and evergreen advice out there for not contributing to the noise (cf: “Writing sensible email messages“).
つまり、本投稿の元ねたは1999年のレポートということだ。確かに「普遍性」を感じる。
